よくある疑問
- 緊急度/重要度マトリクスって何？
- 緊急度/重要度マトリクスのメリットって何？
- 緊急度/重要度マトリクスの使い方を知りたい
上記のような疑問にこたえていきます。
緊急度/重要度マトリクスは、課題の優先度を可視化してマッピングして考えるフレームワークです。
「多くの選択肢からどれを選べばいいかわからない」
「頭の中が整理できない」
上記のような悩みをもっている人は、緊急度/重要度マトリクスのフレームワークを使って情報を可視化して優先順位をつけていきましょう。
この記事の信頼性
この記事を書いている僕は、本業は東証プライム上場企業の管理職を務めています。
- 上場企業の管理職
- 200名以上の従業員マネジメント経験
- 現在はIT企画部門
- 10億円以上のプロジェクト担当
- 経営層に向けたプレゼンが日常業務
業務はこんな感じです。
フレームワークを使うことは、通常業務で必須レベルです。
（Twitter：@logithin_labo）
タップできる目次
【優先度/重要度マトリクスとは】優先順位を決めるフレームワークの代表
優先度/重要度マトリクスとは、課題の優先度を可視化してマッピングして考えるフレームワークです。
- 緊急度：すぐにやるべきこと
- 重要度：大切なこと
上記2つの評価をして、ものごとの優先順をつけていきます。
課題は効果のあるものから着手していく
「なぜ優先順位をつけなければいけないのか？」
理由は、効果のあるものから着手するのがセオリーだからです。
ビジネスシーンでは、課題に着手するに当たって「時間」や「お金」など何らかの制限が必ず存在します。
そもそも僕たちが働く時間は1日8時間です。
その中で「できること」は限られていますよね。
よって、数ある選択肢の中から優先的に取り組む課題を見極める必要があります。
優先度/重要度マトリクスでは課題は4つに区別されます
優先度/重要度マトリクスでは、課題は以下の4つに区別していきます。
緊急かつ重要
緊急だが重要でない
緊急でないが重要
緊急でも重要でもない
我々は、緊急なことに目を向けがちです。
例えば、クレームが発生したら緊急で顧客に対応を行いますし、
上司から「報告書をつくれ」と言われたら緊急で対応しますよね。
しかし、上記のような緊急性のあるものは、将来的にみると重要ではないことがほとんどです。
本当に大切なことを忘れないためにも「重要度」という評価項目が必要になってきます。
緊急度/重要度マトリクスの2つのメリット
緊急度/重要度マトリクスのメリットは以下の2つです。
- 課題が可視化されて判断速度がはやまる
- 他者に共有しやすい
それぞれ解説していきます。
メリット①：課題が可視化されて判断速度がはやまる
まずひとつ目に、緊急度/重要度マトリクスで整理すると、課題が可視化されて判断速度がはやまります。
例えば、コンビニA店で店長の1ヶ月のタスクを考えているとしましょう。
- 従業員のスキルアップ研修
- 上司への報告資料作成
- 新規スタッフ募集ポスター作成
- 帳票整理
- 上司へのメール返信
- クレーム対応
- マニュアルの作成
- 請求書、領収書の整理
- 従業員との雑談
- 長期的な戦略をつくる
情報だけを列挙すると上記のようになります。
これを緊急度・重要度マトリクスでまとめていきます。
整理すると上記のようになります。
どちらがわかりやすいですか？
マトリクス図でまとめると「緊急でないが重要」なことがみえてきますよね。
これが店の将来を考えると本当はやらないといけないことです。
でも、優先順位が整理されないと、緊急性が低く手がつきづらくなります。
このように、課題が視覚化されることで判断の正確性と速度が上がっていきます。
メリット②：他者に共有しやすい
ふたつ目に、他者に共有しやすいという点があげられます。
前述の例がわかりやすいですよね。
ただただ、課題を列挙するのと、マトリクス図で図示するのでは、理解が段違いです。
緊急度/重要度マトリクスは、経営レベルから個人の課題まで幅広く使えるフレームワークです。
他者に共有やプレゼン資料などにも活用が可能です。
緊急度/重要度マトリクスの使い方・2つの手順
最後に、緊急度/重要度マトリクスの使い方について2つの手順で解説していきます。
手順は大きく以下の2つです。
重要度・緊急度で課題をマトリクス上に配置する
優先順位を決める
それぞれ解説していきます。
手順①：重要度・緊急度で課題をマトリクス上に配置する
まずは、緊急度・重要度の2つの評価項目で課題をマトリクス上に配置していきます。
すると、上記のようになります。
課題は大きく4つの区別で認識していきましょう。
手順②：優先順位を決める
次に優先順位を決めていきます。
緊急かつ重要
これが緊急かつ重要な領域です。
いわゆる追われる仕事、忙殺される理由は主にこの領域の仕事が入ってきます。
緊急だが重要でない
これが緊急だが、重要ではない領域です。
本来、重要ではないが緊急性があるものです。
緊急でないが重要
これが、緊急でないが重要な領域です。
この領域は重要だが、なかなか手がつけられない仕事です。
7つの習慣という名書で紹介されていますが、人は「①：緊急かつ重要」に時間を割きがちだが、
じつは「③：緊急ではないが重要」なことにちゃんと時間を割くことが大事、と説明されています。
緊急でも重要でもない
最後に、緊急でも重要でもない領域です。
要は、後回しでも大丈夫という判断ができる仕事です。
まとめ
最後に本記事のまとめです。
緊急度/重要度マトリクスは「いま取り組むべき」課題を見出します
緊急度/重要度マトリクスで課題が可視化されて自他ともに判断速度がはやまります
マトリクスでマッピングし、緊急でないが重要なものに着手する
緊急度/重要度マトリクスは、課題の優先度を可視化してマッピングして考えるフレームワークです。
「多くの選択肢からどれを選べばいいかわからない」
「頭の中が整理できない」
上記のような悩みをもっている人は、緊急度/重要度マトリクスのフレームワークを使って情報を可視化して優先順位をつけていきましょう！
ぜひ参考にしてみてくださいね。