よくある疑問
- 5W1Hって何？
- 5W1Hってどうやって使うの？
- 5W1Hの例文とかない？
仕事や学校生活の中で
- 喋ってて何を言いたいか自分でわからなくなってきた
- 話がうまく伝わらない
- 資料作成や文章作成が上手くできない
上記のような人は、5W1Hを身につけ、意識することでどんな場面でも対応できるようになります。
本記事では、話が散らかってしまう人の味方、5W1Hを例文つきでわかりやすく解説していきます。
こんな方におすすめ
- ロジカルシンキングを学びたい新社会人
- 表面的でなく、深く自分で考える力を身につけたい人
- 情報を上手に整理できない人
- 報告や文章、資料作成が苦手な人
この記事の信頼性
この記事を書いている僕は、本業は東証プライム上場企業の管理職を務めています。
- 上場企業の管理職
- 200名以上の従業員マネジメント経験
- 現在はIT企画部門
- 10億円以上のプロジェクト担当
- 経営層に向けたプレゼンが日常業務
業務はこんな感じです！
（Twitter：@logithin_labo）
5W1Hとは？【簡単に解説】
はじめに結論ですが、5W1Hは、情報を伝えるための見出しだと思いましょう。
- When（いつ）
- Where（どこで）
- Who（誰が）
- What（何を）
- Why（なぜ）
- How（どのように）
上記5つの頭文字を取って、5W1Hと言います。
資料作成、プレゼン、会話をしていて
「で、結局何が言いたいの？」「いつまでにやるの？」「なんのためにやるの？」
とツッコミが入ってしまう人は、5W1Hを意識することこれまでよりも良い資料やプレゼンが可能です。
5W1Hは『相手に伝えるため』に必要な枠組み
5W1Hを意識すべき理由は、「相手に伝える」ためです。
僕の仕事で例えます。
システム開発が遅延している理由は、ベンダー開発部分が原因です。
当社はアジャイルで動きたいが、先方はウォーターフォールで動きたいと言われています。
さらに先月時点で退職者が出ており、リソース不足が急遽発生したとのことです。
上記は「誰に」伝えるかが抜けている例です。
内部の近しい人で会話するのと、知らない人に話すのでは表現や言葉の使い方含め工夫が必要です。
「誰に」「何を」「どのように」使えるのか、伝え方の整理をするために5W1Hのような枠組みが存在するんです。
枠組み通りに構成すると簡潔な文章ができる
前述の例を改善してみます。
- 誰に ：社内の経営陣に報告
- 何を ：開発の遅延について
- どこで ：月に1回の会議の場で報告
- いつ ：1ヶ月の遅延
- なぜ ：人員不足と進め方の認識違いが生じた
- どのように：1ヶ月遅延と受け入れるか、予算増加で人を増員する
（改善するか）
5W1Hの枠組みでまとめると、
「あ、開発が遅延してるのか」「原因の報告だな」とわかりますよね。
このように、わかりやすい資料や伝え方は見出しで概要がわかる形になっています。
自分が伝えたいことを列挙するのではなく、どうすれば相手に伝わりやすいかを考える枠組みが5W1Hです。
5W1Hは『相手に伝える』うえで必要な見出しの役割
再度お伝えします。
5W1Hは、情報を伝えるための見出しだと思いましょう。
「相手に伝える」ことを目的としたときに6つの枠組みで、何が欠けているのかがわかります。
戦略やアイディア出し、資料作成、プレゼンなど幅広い用途で使えるフレームワークです。
5W1Hの使い方を簡単に解説
5W1Hを使いこなすには、ポイントとなるワードを見つけて当てはめていきましょう。
詳しく解説していきます。
①：When（いつ）
Whenは、時間に関する整理です。
納期や日時などのタイミングが「いつ」かを伝えます。
- 納期、期日
- 期間（いつからいつまで）
- 時間の経過（〇年後など）
上記のように時間軸に関する整理をWhenで行います。
時間軸を示すと、受け手は「それまでに何をするか」と自分はその期間何をすべきかと想像を膨らませることができます。
例：「2023年3月までに」完了予定です。
②：Where（どこで）
Whereは、場所や環境に対する整理です。
- どこで
- どのあたりを
- どんなどころで
具体的な場所を示すこともあれば、数あるものの中でこの場所という範囲を示すこともあります。
Whereを示すことで受け手は、場所や空間、範囲などを想像することができます。
例：「毎月1日の会議の場で」報告します。
③：Who（誰が）
Whoは、人物や役割を整理します。
- 担当者
- お客様
- 会社
関わる人物を具体的にあげることで立場や役割を明確にします。
「誰に」「誰が」という主語をハッキリさせることで伝え方のイメージがまったく変わってきます。
例：この資料は「システムの知見など無いお客様に向けた」内容です。
④：What（何を）
Whatは、物や事などの対象物を整理します。
- 商品、サービス
- 価格、価値
- テーマ、コンセプト
物理的な物だけでなく、サービスなどの事もあります。
具体的な商品名などを対象として会話しているときは受け手も想像しやすいですが
言語化されていないことや考えなどを対象に話す場合は、話し手も非常に難しいですよね。
そういったときは「何を」を明確にすることでよりイメージを深めることができます。
例：「開発遅延の原因とその理由について」報告します。
⑤：Why（なぜ）
Whyは、理由や原因を整理します。
- 理由
- 原因
原因を明確にすることで、対策につなげることができます。
また、「なぜそう考えるのか」といった根拠を示すことで受け手が納得できる説明ができます。
例：「価格に不満のお客様が50％というデータがあるので」値下げを検討します。
⑥：How（どのように）
Howは、方法や手段を整理します。
- 解決方法
- 改善手段
「なぜ」を示した後は「どのように」その原因を解決するか、「どのように」その理由を改善するかを示しましょう。
Howは、5Wが明確になって最後に整理すべき具体であることを頭に入れておきましょう！
例：「今よりも500円値下げをすることで」不満を解消します。
5W1Hが学べるおすすめ本【3選】
おすすめ①：シンプルに結果を出す人の ５Ｗ１Ｈ思考
本書の内容
豊富な事例＆丁寧な解説で使いこなし自由自在！すぐに使えて一生役立つ！
アタマの生産性がみるみる上がる仕事のキホン。出典：本書の内容説明より
ポイント：フレームワークの原点
マーケティングや経営戦略などは時代に応じて新しいフレームワークがどんどん出てくる中で、どれが有効か使いこなせなくなってきている状況に対し、
「5W1H」というシンプルなフレームワークで考える中間的に思考を整理してくれる！
おすすめ②：シンプルに人を動かす ５W１Hマネジメント
本書の内容
Ｗｈｅｎいつ？Ｗｈｅｒｅ？どこで？Ｗｈｏ誰が？Ｗｈｙなぜ？Ｗｈａｔ何を？Ｈｏｗどのように？
たったこれだけでうまくいく！変化やスピードに負けない！チームや組織の生産性がみるみる上がるリーダーのキホン。
見るべきポイントを１８のケースで紹介！出典：本書の内容説明より
ポイント：マネジメント5W1Hでシンプルに定義
「シンプルに結果を出す人の ５Ｗ１Ｈ思考」のマネジメント版。
5W1Hは、様々なフレームワークに混乱するビジネスパーソンの思考をシンプルにするもの。
日々の業務の中で意識したい内容です。
おすすめ③：マンガでわかる！ 5W1H思考
本書の内容
2017年7月刊行、5万部突破のビジネス書『シンプルに結果を出す人の 5W1H思考』のマンガ化。
誰もが子供の頃からおなじみの5W1H。When(いつ?)、Where(どこで?)、Who(誰が?)、What(何を?)、Why(なぜ?)、How(どんなふうに?)。
実はたったこれだけで、MBAレベルの仕事ができることはご存知でしょうか？
人気ビジネススクール講師が20代の若い読者にこそ、今すぐ身につけてほしい、シンプルな思考法を楽しく紹介する1冊！出典：本書の内容説明より
ポイント：「シンプルに結果を出す人の 5Ｗ1Ｈ思考」をマンガ化！
5W1H思考をマンガでわかる！シリーズにまとめた1冊。
活字にとっつきづらい人におすすめです！30分～1時間程度で読めます。
要約情報としYouTubeの紹介記事載せておきます。
要約情報
まとめ：5W1Hで「相手に伝わる」整理をしよう！
最後に本記事のおさらいです。
- 5W1Hは、情報を伝えるための見出しだと思いましょう
- 5W1Hは、「相手に伝える」ことを目的としたときに6つの枠組み
- 5W1Hを使いこなすには、ポイントとなるワードを見つけて当てはめていきましょう
- 喋ってて何を言いたいか自分でわからなくなってきた
- 話がうまく伝わらない
- 資料作成や文章作成が上手くできない
上記のような人は、5W1Hを身につけ、意識することでどんな場面でも対応できるようになります。
本記事の内容をぜひ、活用してみてくださいね！